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Améliorer son efficacité avec Outlook
Améliorer son efficacité avec Outlook
Améliorer son efficacité avec Outlook
| Type(s) : | PED |
| Prérequis : | Utiliser régulièrement la messagerie Outlook dans son activité professionnelle |
| Objectifs : | Déterminer des règles efficaces de gestion des e-mails Organiser sa messagerie Maîtriser les fonctionnalités de sa boîte Outlook pour gagner du temps |
| Durée : | 2 Jours – 14 Heures |
Profil du formateur
Formateur consultant, expert, pédagogue et certifié dans son domaine
Méthode pédagogique
La formation est constituée d’apports théoriques et d’exercices pratiques. Chaque stagiaire dispose d’un poste de travail pour la formation en présentiel, et la gestion en petit groupe (jusqu’à 8 stagiaires) permet un suivi individualisé et adapté. Durant les sessions de formation, un support pédagogique est remis aux stagiaires.
Votre formation est en distanciel
Vous munir : un ordinateur, une connexion internet, une adresse e-mail valide, un équipement audio (micro et enceintes ou casque), une Webcam (facultatif , dans l’idéal) un deuxième écran (facultatif, dans l’idéal)
Suivi, évaluation, sanction
Des tours de table permettent de suivre la progression du stagiaire au fur et à mesure de la formation. Un suivi de la formation est réalisé par une feuille de présence émargée par demi-journée par les stagiaires et le formateur. Un questionnaire de satisfaction et une validation des acquis sont complétés par chaque stagiaire en fin de formation.
Formation avec certification possible en option
Plan du cours
Transformer sa messagerie Outlook en un outil personnalisé de gestion du temps
- Gagner du temps par la maîtrise de l’interface d’Outlook
- Utiliser les outils intégrés pour simplifier son organisation
- Faciliter l’accès aux informations importantes
- Organiser son carnet d’adresses avec les groupes de contacts
- Synchroniser son smartphone avec l'agenda, la liste de contacts…
- Utiliser efficacement les raccourcis clavier
Mise en situation : configuration de son interface Outlook
Lutter contre la surcharge d'informations
- Filtrer les messages indésirables pour ne pas polluer sa messagerie
- Créer des réponses types
- Signaler les e-mails importants
- S'imposer des règles de lecture et de réponse aux e-mails
Exercice d'application : gestion des messages indésirables
Organiser son temps et prioriser ses tâches
- Avoir une vision globale de sa journée de travail avec Outlook
- Gérer son emploi du temps grâce au calendrier
- Partager son calendrier et celui de ses collaborateurs
- Créer une tâche, un rappel à partir d'un e-mail
- Planifier rapidement des réunions et inviter les participants
- Organiser son quotidien avec les tâches et les suivre
- Mettre en place des bonnes pratiques dans l’utilisation des tâches
Exercice d'application : organisation de réunions, gestion des rappels
Établir des règles de classement et d'archivage
Partage d'expériences : les participants échangent sur leurs habitudes de classement
- Mettre en place des bonnes pratiques de classement et d’archivage
- Gagner en efficacité grâce aux règles de tri automatique
- Identifier les e-mails " répétitifs " et créer des réponses automatiques
- Organiser son interface en fonction de ses rôles et missions quotidiens
- Rechercher un message dans ses dossiers
Exercice d'application : classement de ses messages, imagination d'un système de tri et d’archivage adapté
